2009_06_25－整理すると不要な個人情報がいっぱい見つかる。

２００９年６月２５日発行

分割ラインです

　《　セキュリティ管理編　》
　
　　
　整理すると不要な個人情報がいっぱい見つかる。
　　
　　
　　個人情報に限らず、重要な情報はコピーされてあちらこちらに
　　存在します。
　　整理することが義務付けられていない企業では、
　　　　　　　　　　　　　　あまりにも大量に存在します。
　　これなら、いつ漏れてもおかしくないと言うほどにあります。
　　
　　
　　特に課長クラスの管理職が抱えている不要な個人情報が一番多いのです。
　　実作業をたくさん抱えている事もあり、知らぬ間に不要な個人情報に
　　溺れていることが気付かないのです。
　　
　　
　　　　・一時的に使用したが念のために保存しておいた。
　　　　・バックアップを行ったが不要になっても忘れていた。
　　　　・サーバーの情報をクライアント側でExcel集計処理した後、
　　　　　　削除し忘れ。
　　　　・個人で集計処理した後、個人用フォルダーにたくさん保存
　　　　・誰かが使用すると思って残しておいたが忘れ去られている。
　　　　・複数の上司に異なった集計方法を用いて提出したために保存している。
　　
　　
　　原本は一つだったのですが、
　　　　みんながコピーして使い、整理を行っていないために、
　　　　同じような個人情報がたくさん出来上がってしまっているのです。
　　
　　
　　これは個人情報に限りません、企業の重要な情報も同じことになっています。
　　ＤＩＳＫの単価が安くなっているために、安易に保存してしまいがちになり、
　　重要な個人情報や企業情報をばらまいている状態になっているのです。
　　
　　
　　
　　こんな状態では、いつ個人情報が漏れても不思議ではありません。
　　ついうっかりというよりも、漏れて当たり前にしているからです。
　　
　　
　　
　　個人情報が漏れた原因の一つに、
　　　　　　日頃の整理状況にも問題があるのです。
　　
　　
　　　・削除したいが万が一を考えると消せない。
　　　・業務が忙しく作成したまま忘れてしまう。
　　　・ルールが決められていないのでどれを削除すればわからない。
　　
　　
　　
　　まず社内の統一ルールを作成しましょう。
　　　　・不要なファイルを削除する基準を明確にします。
　　　　・月１回社員同士で不要ファイルの存在状況を確認しましょう。
　　　　　　毎回違う社員同士でチェックし合うことです。
　　　　・状況報告をします。
　　　　・違反常連者の罰則を定めましょう。
　　　　・特に管理職同士のチェックが欠かせません。
　　
　　
　　面倒かも知れません。でも月１回または週１回です。
　　　　　　　　　　　　大量の個人情報を扱う企業では毎日でしょう。
　　　　これで信用をなくして仕事や給与が減ってしまうことを考えれば、
　　　　面倒とは思わなくなるはずではないでしょうか。
　　日頃から、
　　不要な個人情報を削除する習慣があれば被害は最小限に抑えられます。
　　
　　
　　
　　　　情報が簡単にコピーできる時代です。
　　　　情報を保存する単価も安くなっています。
　　
　　
　　反対に、漏えいによる企業の損失は大きくなっていることを認識しましょう。