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- 《 セキュリティ管理編 》
倉庫にある重要書類の管理方法。
倉庫は、企業にとって商品を保管する場所だけでなく、
過去の重要書類も保管しています。
・昔の資料ですが、法令によって決まっているから保管しているもの。
・滅多に必要ないので、倉庫に保管。
・邪魔なので一旦倉庫に保管
重要書類にも関わらず、倉庫に保管というだけで、
重要だという意識が薄れているのが実際です。
重要書類にも関わらず、商品倉庫と同じ場所に保管されていたりと
いう例を結構あります。
経理の部署に存在している間は、重要機密扱いになっていますが、
一旦、倉庫に保管されると重要という意識が薄れてしまう企業も多いのです。
重要書類の倉庫は、一般商品在庫とは別の場所に保管されなければ
なりません。
もしくは、一般倉庫内に別途区画や仕切りを設けて、
別途鍵による施錠が行えるようにしなければなりません。
・倉庫に保管する物も重要度別に区分けしましょう。
・重要密文書は、倉庫内でも２重施錠を行います。
・外からみて、機密なのか、関係社外秘、社外秘なのか
わかるようにシールなどを貼っておきます。
・いつ、誰が、何の目的で入ったか記録します。
・鍵は、重要機密扱いとします。
・鍵が壊れていることがないように。
・火災や震災などの発生にも耐えられるようにしましょう。
同じ倉庫内でも資料の内容によっ管理方法を変えましょう。
一般商品在庫と重要書類を一緒にしないようにしましょう。
重要書類は、保管のためにアウトソースすることも考えましょう。
紙媒体は、温度・湿度やホコリなどに弱いものです。
紙媒体を電子化して、複数箇所に保管する手段も検討してみましょう。
倉庫費用の節約にもつながります。
やり方は、手間はかかりますが、一頁ずつスキャナーにて
読み込みカラーイメージデータとして保管します。
保管用のハードディスクやＤＶＤなども非常に安価になりました。
紙媒体の電子化は一度に行うと手間がかかります。
期間を区切って電子化することをお勧めします。
倉庫保管になると、重要という意識低下になりやすいのです。
情報漏えいは、以外な所から起こりやすいのです。
倉庫は、盲点の一つでもあります。
今一度見直しを行い、不備がないか確認しましょう。
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