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- 《 セキュリティ管理編 》
ＦＡＸの送り先間違いは多い。
多くの人が経験あると思います。
自宅のＦＡＸに知らない人からのＦＡＸが送られてきた事。
最近の多くはダイヤル後は自動送信なので、勝手に送られます。
家庭用ＦＡＸの多くは、ＦＡＸ専用ではないので最初に留守案内や
応答が流れてから受信に入ります。
仕事のＦＡＸが家庭に送られるミスは、相手先の応答メッセージが
流れた場合は、間違いと気付く事ができるはずですが、
自動なので気付きません。
送ってしまった後で気付いてももう遅いのです。
・短縮ダイヤルに登録しましょう。
・送信前には、相手先が合っているか確認する癖をつけましょう。
・送った後は、相手先に確認しましょう。
・間違って送ってしまった場合は、間違った相手先にお詫びの連絡を
入れましょう。必ず情報削除の依頼をしましょう。
・重要情報は、ＦＡＸで送ること控えましょう。
文書の電子化を進めましょう。
印付き文書等は、イメージスキャナーで読み取り、ファイル変換後
暗号化・パスワード設定を施してから送りましょう。
（そんなＦＡＸ装置ができればいいですね）
面倒くさいとの批判もありますが、
情報に対して保護する癖がつくことが、会社を守る、自分の立場を
守る、家族を守ることにもつながります。
急いでしまうと、つい忘れがちになります。
重要な情報が、競争相手に漏れないとも限りません。
もし間違ったＦＡＸが送られてきたら、どうしていますか。
私は連絡はしないでＦＡＸ用紙を捨てます。
「相手は送った気になっているのだろうな」
「後で電話がかかってきたらどうしよう」
と思っていますが。
今まで間違った相手から、お詫びの電話などは一度もありません。
それだけ、重要なものを送ったと思っていないのでしょう。
若しくは、ミスを隠そうとしているだけかも知れません。
請求書や見積書や契約書なども送られてきました。
これって本当に重要じゃないの？
と言いたくなるくらいです。
ＦＡＸは、うっかりミスで情報漏えいになりやすいのです。
・使わない短縮ダイヤルがいつまでも登録されている。
・短縮ダイヤルの使い方を知らない。
・女性の方に頼んでばかりの人。
ＦＡＸの使い方を勉強して、情報漏えいから守りましょう。
使わない人はまったく知らないのです。
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