2009_03_19－紙文書のセキュリティは大丈夫ですか。

２００９年３月１９日発行

分割ラインです

　《　セキュリティ管理編　》
　
　　
　紙文書のセキュリティは大丈夫ですか。
　　
　　
　　個人情報に限らず、業務で作成したり、配布したりする文書なども
　　含めたセキュリティ管理を行っていますか。
　　
　　不正競争防止法の定めるところによると、
　　情報をアクセス（閲覧）したものが
　　　秘密として管理されていることが認識できなければ
　　　　　営業秘密とみなされないとあります。
　　
　　盗んで見られてしまったとしても、
　　　　不正競争防止法を元に訴えることができないという事です。
　　
　　つまり「これは秘密だよ」と見る人が認識できなければ
　　　　秘密として管理しているとは言えないということです。
　　
　　偶然に施錠されていない状態にあって、
　　　　たまたま見ることができてしまった重要書類に
　　　　　　「秘密」などの文言が記載していなければ、
　　　　　　　　不正競争の目的に使用されても処罰対象となりません。
　　　　（問題も出ているようですが）
　　
　　
　　それでは、どうすればいいのでしょうか。
　　　　　・秘密のレベルを文言で決定する。
　　　　　　（例）
　　　　　　　　無印　　　：　秘密でない文書、一般に公開できる文書
　　　　　　　　社外秘　　：　社員だけ閲覧できる文書
　　　　　　　　関係者外秘：　特定の部署のみ閲覧できる文書
　　　　　　　　機密　　　：　役員など特定の人だけが閲覧できる文書
　　　　　　　などです。これを誰もが認識できる位置に貼りましょう。
　　
　　　　　・キャビネットの扉に「社外秘」などを見える場所に貼りましょう。
　　　　　・中にあるファイルの表紙にも「社外秘」などを貼りましょう。
　　　　　・特に配布文書には、文面のトップに秘密レベルを明記しましょう。
　　
　　これにより、偶然見ることによって知った情報も保護できます。
　　
　　営業秘密・製造秘密などの文書は、徹底しましょう。
　　中小企業からは、「うちには秘密などない」と思っている方は
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　大きな間違いです。
　　
　　
　　　　お客様一覧などは、重要な営業秘密です。
　　　　社員への告知文書や単なる案内文書なども大事な秘密文書です。
　　
　　
　　文書は、今までの実績ですからかなりの量があります。
　　多くの文書は、非公開で秘密扱いのはずです。
　　一度に行わなくても、徐々に少しずつ「秘密」シールを貼っていきましょう。
　　
　　
　　不正競争防止法の営業秘密として摘要されるには、
　　　　１秘密として管理されていること。
　　　　　　・施錠などのアクセス制限があること
　　　　　　・秘密として管理されていることが客観的に認識できること（上述）
　　　　２有用性
　　　　　　反社会的でなければ、全てＯＫ
　　　　３非公知性
　　　　　　一般に知られていないこと。（会社の情報はほぼ非公知のはず）
　　
　　　　ちょっとした
　　　　文書に秘密と書くだけで、法律による保護が受けられます。
　　　　情報漏えいを防ぐためにも、単なる紙一枚にも
　　　　　　気を配らなければならないのです。