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- 《 セキュリティ管理編 》
書類整理で気付く。
個人情報の管理を始めると、
どこでも個人情報以外の企業情報まで関心が及びます。
当初は、個人情報のみ対象としていたのですが、
企業情報全体まで関心が及んでいきます。
実際に管理するに当たって重要なものは、
個人情報だけではないことに多くの方が気付くのです。
しかし、整理し始めると膨大な量だとわかりはじめて、
当初の勢いは萎えてしまいます。
セキュリティ管理の目的で書類の整理をしてみると、
廃棄してもいいような資料が、山のように出てきます。
それだけ、整理されていないという証拠ですが、
事情はどの会社でも同じです。
保管者は、
とりあえず１週間は保管して、不要であれば廃棄しようと思いながらも
１週間後には、忘れている。忙しい。などの理由で
増え続けることになるのです。
他人の監査が、あるとないとでは大きく違います。
やはり他人という監視の目は、結構有効に働きます。
内部監査だけでは、馴れ合いになりがちになります。
特に従業員が多い企業ほど馴れ合いになりやすいのです。
整理後に全員が口を揃えて言うことには、
・書類ロッカーやキャビネットに空きスペースができた。
・こんなにゴミがあるとは、思わなかった。
・仕事がはかどるようになった。
・必要なものが、すぐに見つかるようになった。
しかし、これって無駄な経費だった訳です。
在庫金額、労働時間にすれば結構な費用が発生していたはずです。
不要な書類の廃棄の後は、必要な書類の整理です。
重要度に分けて分類しておく必要があります。
不正競争防止法による秘密の保護を有効にするためでもあります。
・公開書類
・社外秘書類
・関係者外秘書類
・機密書類
などに分類して誰でもが、
「秘密」だと判るようにシールを貼っておくことです。
さらに目的別分類や有効期限なども追加しておくべきなのです。
便利なボックスファイリングなどを導入しても
なかなかここまで行うには、他人の監査の目がないと
行わないのです。
個人情報や企業情報を守る上においても
経費削減においても
生産性向上においても
個人情報管理・企業情報管理においても
書類整理は、重要な項目です。
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