2009_09_15－わかりやすい報告書にするための工夫。

２００９年９月１５日発行

分割ラインです

　《　リーダー教育編　》
　
　　
　わかりやすい報告書にするための工夫。
　　
　　
　　新人の報告書は、非常に読みづらいと思いませんか。
　　社会人になったばかりなので仕方がありませんが、
　　直されずいつまでも新人と同じように書いている文書もたまに見受けます。
　　新人の頃に直さないと、自分のスタイルが出来上がってしまい、
　　自ら意識して直さない限り直りにくくなります。
　　
　　あなたの報告書は、わかりやすいですか？
　　　　わかりやすく工夫していますか。
　　
　　
　　わかりやすい報告書にするための工夫。
　　
　　　　・箇条書きをうまく使う。
　　　　　　言いたい主張を短くまとめて複数掲げます。
　　　　・一文を短くする。（60字ぐらいまで）
　　　　　　だらだらと長く書くと読む方は疲れてしまいます。
　　　　・受身の文章は、意味不明になりやすい。
　　　　　　自分の意見ではなくなり、主張が弱くなります。
　　　　・接続詞を乱用しない。
　　　　　　「そして」「また」「しかし」などなくても通じる箇所は
　　　　　　多いものです。
　　　　・難しい字にあえて変換しない。
　　　　　　ひらがなの方がわかりやすい場合もある。
　　　　・読点を正しく入れて読み間違いを防ぐ。
　　　　　　日本語は読点の入れる場所で意味が変ります。主語の後などです。
　　　　・２重否定文は使わない。
　　　　　　忙しい人にとってパッと判断できない文章は使用不可です。
　　　　・同じ対策でも効果となるアピールポイントを他と変える。
　　　　　　違う切り口でアピールすると反響も大きく違ってきます。
　　　　・報告書に書く要点は、電車やバスの中で考えるのが一番効率的。
　　　　　　なぜか書く要点は、集中していないときに思い出したように
　　　　　　湧き上がってきます。
　　
　　
　　まだまだ他にもたくさんありますが、
　　　　私も完璧とはいえません。
　　
　　　　私も勉強中です。日本語は本当に難しいと思います。
　　
　　
　　報告書は、読み直すことでかなり精査できます。
　　何回も読み直すことで、おかしいなと感じるところが出てきます。
　　
　　　　私も何回も読み直していますが、
　　　　　　一定回数以上読み直すと、誤字・脱字以外に
　　　　　　　文書表現方法がおかしいと気付き、また直しにかかります。
　　　　
　　　　毎回、なんらなかの気付きがあり修正を行うことになります。
　　しかし不思議なもので、見直すほどにうまくなっていく自分に気付きます。
　　　　
　　「そんな時間なんてない」人は、最低５回は読み直しましょう。
　　　　誤字・脱字や読みづらい箇所はなくなります。
　　
　　
　　読み直す時は、一服してから読み直しましょう。
　　　　頭が固いと見直しの効果があがりません。
　　　　　　夜中に集中して書き上げた文章は、誤字・脱字以外は、
　　　　　　　　翌朝に見直しましょう。
　　
　　
　　
　　　　いくつになっても恥をかくことで覚えるものです。
　　恥を怖れず、失敗を怖れず、間違っていたら直すだけのこと。
　　
　　　　これからも大いに恥をかいて覚えていく私です。