2009_08_24－問題点がない報告書。

２００９年８月２４日発行

分割ラインです

　《　工程管理編　》
　
　　
　問題点がない報告書。
　　
　　
　　メンバーや部下が提出する進捗報告書や業務報告書に、
　　　　　　　「問題点は特になし」という記述が多くありませんか？
　　
　　リーダーから見ると安心していいように思いますが、
　　実際はまったくの逆の場合が多いのです。
　　
　　問題点がないのではなく、気付いていない。
　　　　　　　　　　　　　　目標が低い。
　　　　　　　　　　　　　　意識していない。
　　　　　　　　　　　　　　無視している。
　　　　　　　　　　　　　　報告するほどでもない。
　　　　実態なのです。
　　
　　突然に「大問題となりました」　と言ってくる。
　　　　いや大問題となりましたではなく、何も手を打っていなかっただけでは
　　　　ないでしょうか。
　　
　　ここに気付くリーダーは、先手を打って大問題となる前に消化します。
　　問題点がないのではないのです。
　　　　報告していないだけなのです。
　　　　　　　・ヒアリングを行い詳細やリーダーとして不安な点を聞き出す。
　　　　　　　・懸案事項として書き出す指示をする。
　　　　　　　・最悪の状況を考えさせておく。
　　
　　
　　リーダーにとっても
　　　　懸案事項の最悪のシナリオが描けているかどうかです。
　　　　　　最悪のシナリオが描けていれば、
　　　　　　　　　事前に打つ手は結構いろいろあります。
　　　　　　　　　　　突然に表面化すると落ち着いて考えることができない
　　　　　　　　　　　　　ものです。まえもって考えておきましょう。
　　
　　　　懸案事項は、良い方にも悪い方にも動きます。
　　　　　　状況も刻々と変化するため、最悪のシナリオも変化します。
　　　　　　　　一度作成しても変化に対応しなければ意味がありません。
　　　　リーダーの頭の中に常に最新のシナリオが描けていれば、
　　　　　　　　　　素早く冷静な対応ができます。
　　
　　
　　問題点がない報告書は要注意です。
　　　・大事な問題を見逃していないか。
　　　・懸案となる些細な動きは発生していないか。
　　　・ユーザー側の発言に微妙な変化はないか。
　　　・エンドユーザーの組織変更や体制変更はないか。
　　　　　　考えればきりがありませんが。
　　　　　　予防線を多く張るほど事前にキャッチして最小限の被害で
　　　　　　切り抜けることもできるようになります。
　　
　　
　　問題点のない報告書は、懸案事項を書き出させるようにしましょう。
　　　　メンバーに意識をもたせることが大事です。
　　　　　　「その些細な行動がプロジェクトを救うこと」を
　　　　　　　　　実践の中で理解させましょう。
　　
　　
　　リーダーが全ての懸案事項の管理を行うことは無理なことです。
　　　メンバー一人一人が、懸案事項を考えて状況報告することが大事です。
　　　　そして対応の行動をする際は、リーダーの許可を得てからにしましょう。
　　
　　　　大きな問題の場合は会社としての対応も必要になります。
　　
　　
　　
　　最近問題点を書かなくなった報告書もあります。
　　　　リーダーが問題点に対して消極的であり「書いても無駄」と
　　　　　　メンバーがあきらめてしまっている場合などです。
　　
　　リーダー自身に問題があるのですが、
　　　　そのまま放っておくと、結局問題はメンバーに返ってきます。
　　　　　　あきらめることなく、積極的に問題を掲げていきましょう。
　　　　・問題の解決の糸口を見つけてくれない。
　　　　・問題点にまったく無視
　　　　・自分で探せと一見成長を促すような言葉
　　わからないときは、わかりませんと主張しましょう。
　　　　会話がなりたたないと解決はできません。
　　　　　　他の上司へ助言と求めるのも一考です。
　　
　　
　　
　　報告書に「問題は特になし」の文言を許さないようにしましょう。
　　
　　　　　　　状況は常に変化しているのです。