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- 《 組織運営編 》
気持ちが伝わりにくいメール。
仕事でメールを活用するのは、当たり前の時代ですが、
メール文書の内容にどこまで気を使っているでしょうか。
メールは機械文書なので、気持ちや思いが伝わりにくいところがあります。
伝わりにくいと言うよりも、
読む人が、読む時の気持ちの持ち様で勝手に解釈されてしまいます。
・たまたま怒られた後に読むメール
・気分がいい時に読むメール
・落ち込んでいるときに読むメール
相手の状況は、送信ボタンを押した時ではわかりません。
電話なら、話そうとする前の挨拶などで相手の状態を推し量ることが
できますが、メールではそうもいきません。
手紙とは違い、
簡単な連絡事項や正式な報告文書、気軽な飲み会のお誘いなど
いろいろあります。
短時間で作成できるため、読む側も短時間で読んでしまいます。
手書きではないので、字面に感情がこもることもありません。
短時間で読むために
・気分が悪いときに読むメール内容は、
自然にクレームを付けたくなりませんか。
・突然のお詫びのメールなんかは、
「まずは電話で誤れ。」と言いたくなりませんか。
メール文書は、機械の文字によって、感情が削ぎ落とされているので、
感情は伝わりにくいのです。
読み手が、読んだ時の感情の持ち様によって
変りにくい文章にしなければなりません。
なるべくなら、
最悪の感情を持っているときを想像して書くのが
ちょうどいいいかも知れません。
・一つの文章は短くする。
・空白と改行で見やすく編集
・要件だけでなく、気づかいを文章で表現する。
・です。ます調は、もちろんもこと。
・絵文字や（笑）などは、ご法度。
・急いでいても、気持ちのこもった文章を入れる。
・漢字よりも、ひらながの方が感情が伝わりやすい。
・自分の今の気持ちを、ていねいな文章で伝える。
感情が伝わりにくいメール文書です。
ちょっとした気遣いで、無理な依頼もすぐに行っていただけます。
ぶしつけなメールでは、簡単な依頼も後回しになります。
これは、上司と部下のどちらからでも同じです。
メールの文書１通で、険悪なムードにもなります。
もし本当の気持ちを伝えたいなら、手書きの手紙を書きましょう。
仕事も私事も同じです。
字が下手だからこそ、伝わるものがあります。
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