2008_11_27－進捗報告書の書き方。

２００８年１１月２７日発行

分割ラインです

　《　工程管理編　》

　　
　進捗報告書の書き方。
　　
　　
　　プロジェクト内で、進捗報告書の書き方がバラバラだと、
　　　　一体遅れているのか、進んでいるのか、
　　　　　　問題はあるのか、今後も大丈夫なのか、
　　　　全くわかりません。
　　
　　またそれを統一しないリーダーもいるのです。
　　　　当然、重要な問題を見過ごすことになり、
　　　　　　　問題がさらに大きくなってしまいます。
　　
　　
　　
　　どこでもそうですが、内容の統一を図ることによって
　　　　・評価基準が統一されます。
　　　　・問題がある箇所が一目瞭然となります。
　　　　・早い対応が可能となり、未然に問題をなくすことが出来ます。
　　
　　
　　では、一体どんな報告内容にすればいいのでしょうか。
　　４つの欄に区切って報告しましょう。
　　
　　　１．事実報告する
　　　　　現在の状況を詳細に共通したルールで記述することです。
　　　　　現時点における予定数／実績数／進捗率
　　　　　　・特に進捗率の定義は、事前に決めましょう。
　　　　　　・単位は同じに統一しましょう。
　　　　　　　例：人時、Kstep、件数、期間などの範囲
　　　　　ここでは、主観や思いや予測は書きません。
　　　　
　　　２．問題点を報告する。
　　　　　問題とは、予定と実績の違いです。
　　　　　従って予定がなければ、問題なんかありえません。
　　　　　予定を立てるからこそ、問題が認識できるのです。
　　　　　どんな作業も計画（予定）を立ててから行動しましょう。
　　　　　これも事実を報告しましょう。
　　　　　差異を明確に表現しましょう。
　　　　　　　・単位は同じに統一しましょう。
　　　　　　　・人や場所や組織や期限など確定できるものは報告しましょう。
　　　
　　　３．対策（案）を書く
　　　　　ここでは、自分の思いを具体的に伝えます。
　　　　　数字や期限や人名など具体的に、これからの自分の行動予定や考えを
　　　　　述べましょう。
　　　　　考えが確定しない場合は、少なくとも３案を述べて、利点・欠点を
　　　　　記述します。すると決定のアドバイスを上司よりもらいやすく
　　　　　なります。
　　　　　この対策の内容が、一番大事な箇所です。
　　　　　リーダーもこの内容如何で、支援すべきかどうかを判断します。
　　　　　この内容が不十分だとリーダーも不安になり、任せられなくなります。
　　　　
　　　４．懸案事項を書く
　　　　　将来、問題になりそうな予感の内容を記述します。
　　　　　これは、リーダーも注意して観察する点になります。
　　　　　リーダーにとっては、必ずしも重要とは見ない場合もあります。
　　　　　それは視点のレベルが、リーダーの位置とメンバーでは異なるからです。
　　　　　むしろ些細だと思っている方が、重要な場合もあります。
　　　　
　　　５．その他
　　　　　自分が面倒みている部下や新人などの状況報告を行います。
　　　　　それ以外にも要望や仕事以外の自分の思いや
　　　　　自己啓発の状況報告や社外活動などもいいでしょう。
　　　　
　　
　　
　　報告内容は、一つとは限りません。
　　同時並行して多数の仕事を受け持っているはずです。
　　読む立場になって、
　　　それぞれに番号をつけて箇条書きにするのがいいでしょう。
　　
　　
　　仕事一つを大項目にして、上記１から５を並べてもいいでしょう。
　　上記１～５のそれぞれに、仕事を箇条書きにしてもいいでしょう。
　　　それぞれの職場の事情に応じて決めていいでしょう。
　　
　　
　　　悪い進捗報告書の内容は、
　　　　　　　事実と思いを混同する。
　　　　　　　事実と予測を混同する。
　　　　　　　事実が具体的でない。
　　　　　　　事実の裏づけがない。
　　　　　　　単位を混同する。
　　　　　　　箇条書きになっていない。
　　　　　　　一文が長い。
　　　　　　　主語が明確でない。
　　　　　　　対策に目標や期限がない。
　　
　　
　　リーダーも書き方を統一しない。
　　　　　　　　　　　注意しない。
　　　　　　　　　　　指示しない。
　　
　　　　単に報告内容がわからないと嘆いているのではなく、
　　　　　　　具体的に指示して直させるのです。
　　　　　　　　　「時間がない」では済まされません。
　　　　　
　　　　　問題は大きくなるばかりです。
　　
　　気づいたら、すぐに直しましょう。