2008_06_30－予実績管理状況と工程進捗率との連動と確認。

２００８年６月３０日発行

分割ラインです

　《　予算・実績管理編　》

　　
　予実績管理状況と工程進捗率との連動と確認
　　
　　
　　プロジェクトリーダーは、実際の開発業務に集中するあまり
　　予算における実績状況まで管理が行き届かなくなりやすのです。
　　
　　社内での統一ルールにより、週報の提出が義務付けられて、
　　　　作業時間申告が行われているのであれば、予算消化状況が
　　　　　　見やすくなります。
　　　　　　
　　しかし、
　　　　・作業時間の申告が行われていない。
　　　　・派遣社員が多い。
　　　　・それ以外の経費（レンタル物件：作業場所／ＰＣ／プリンター等）
　　　　　　　が未計上
　　
　　
　　
　　このような状況下では、プロジェクトリーダーの負荷が増加して
　　確認を怠ってしまいます。
　　
　　社内で予実績管理がしっかり行われていても、
　　　　リーダー自身が確認していなければ同じですが。
　　
　　
　　
　　ここで注意しなければならないのは、
　　　　工程の進捗率と予算と実績の消化率と必ずしも一致しないことです。
　　
　　単純にみれば、工程の進捗率が５０％ならば、予算実績消化率も５０％
　　と同じようになればいいと思いがちです。
　　
　　
　　しかしここに、変動要素が入ってきます。
　　
　　　　・今までの難易度による消化率と残分の難易度による予想工数です。
　　　　・単価が大きく異なる作業要員の追加変更
　　　　・進捗遅れによるレンタル物件の経費増
　　　　・品質不良による手戻り（品質状況の予測）
　　
　　
　　
　　
　　工程毎に予算実績管理をしていればいいのですが、
　　会社によっては、全工程での一括管理しかしていないなんて事もあります。
　　
　　もし変動要素が大きくなった時、チェックポイントがないため
　　　　気が付いたら大赤字って事になりやすいのです。
　　　　　　これは最も大事です。
　　
　　
　　
　　対策として
　　　１．新人に、日々の作業時間を集めさせてExcelシートで集計処理を行う。
　　　２．担当者別の残作業項目と残作業期間を荒い出す。
　　　３．残課題の整理と予想対応工数を洗い出す。
　　　４．工程別に合計予想工数を出す。（またはマイルストーン毎）
　　　　　　これだけは無理でも必ず出す。予測でも構わないので出す事
　　　　　　間違っていても後から見直しすればいいだけのこと。
　　
　　　　あとは、作業時間の集計を見ながら工数の消化状況と
　　　　工程別の予想工数がを比較して確認する頻度を最低週に２回行えば
　　　　突然の徹夜作業を除いて、大丈夫となるでしょう。
　　
　　
　　工程別の進捗管理以外に
　　　　予算における実績状況を把握することによって気が付いたら
　　　　「大赤字」なんてことは、防ぐことができます。
　　　　今までの実績を振り返る回数が多いほど、
　　　　　　将来への変更の舵を早くきることができます。
　　　　　　　　それが赤字を防ぐコツです。
　　
　　
　　
　　それでも赤字になりそうな場合、
　　　　(1)そもそも見積もり精度に問題があったのでは？
　　　　(2)大きな仕様変更などが入った。
　　　　(3)予想以上に品質が悪く、手戻り確認が多い。
　　　　(4)見積りに入っていない作業が、見えてきた。
　　　　(5)突然の要員と単価の変更があった。
　　
　　
　　会社として、早急に判断すべき内容です。
　　　　理由を明確にして、上司とともに
　　　　　　・顧客折衝して費用追加負担が必要なのか？
　　　　　　・自社で全部被るのか？
　　　　　判断すべき問題です。
　　
　　
　　
　　
　　少なくとも、これからの行動であれば、
　　　　　　　　　　多くの選択肢が用意されています。
　　
　　　　　「早く問題を見つけることが出来て良かった。」のです。
　　
　　
　　
　　工程進捗状況による残作業分の洗い出しと
　　　　予実績管理による残工数・残予算の洗い出しを行い、
　　　　　　リスクを加味しながら、状況を常に監視しましょう。