2008_06_27－打ち合わせ議事録の書き方。

２００８年６月２７日発行

分割ラインです

　《　工程管理編　》

　　
　打ち合わせ議事録の書き方。
　　
　　
　　こんなこと当たり前と言われそうです。
　　しかし、小規模プロジェクトのリーダーや新しいリーダーの中で、
　　何故か先輩に聞けない、聞いても忘れているなど
　　　　実際には、知らない人も多いのでここで説明します。
　　　　
　　　　
　　会社やプロジェクトによって若干の違いはありますが、
　　　　レイアウトや内容は、どこも似ています。
　　
　　大切なのは記入する項目です。
　　
　　
　　１．会議名　　　　　・・・○○定例会／○○進捗会議
　　２．実施日時　　　　・・・日付と開始と終了の時刻
　　３．場所　　　　　　・・・○○会議室
　　４．参加者　　　　　・・・会社／部署別に役職と名前
　　５．議事録作成日　　・・・議事録を作成した日付
　　６．議事録発行者　　・・・議事録作成担当者の会社／部署／名前
　　７．議事録承認印欄　・・・印又はサインが書けるように枠のみ
　　　　　　　　　　　　　　　作成者・承認者・ユーザー（会社によって色々）
　　８．配布資料　　　　・・・会議に配布した資料名と提出者
　　９．議事内容　　　　・・・大きく２種類あります。
　　　　　　　　　　　　　　　(1)発言内容をそのまま記述
　　　　　　　　　　　　　　　(2)打ち合わせ内容と決定事項と検討事項等
　　　　　　　　　　　　　　　　の要点をまとめて記述
　　　
　　　
　　　(2)について
　　　　わかりやすいようにサブタイトルをつけて箇条書きにしましょう。
　　　　資料説明や進捗報告の場合
　　　　　・配布資料について説明は除く。
　　　　　・補足説明／意見／要望／お客様の感想など発言者と内容を記入。
　　　　　　　特に日付や期限や場所・人名・金額などは漏らさず記入。
　　　　　・返答や回答についても同様です。（５Ｗ２Ｈ）
　　　　　・対処する担当者・期限・対処方法をわかりやすく欄を分けて記入
　　
　　
　　　　検討項目・決定事項・保留事項・問題点などの場合
　　　　　・各事項についての提起者と内容を詳細に記入。
　　　　　・対処する担当者・期限・対処方法をわかりやすく欄を分けて記入
　　　　　・検討項目・決定事項・保留事項・問題点の項目は、議事録に入れずに
　　　　　　　別紙一覧表を作成してもよいと考えます。
　　　　　　　プロジェクトでの取り決めになります。
　　　　
　　　　
　　１０．次回の打ち合わせ開催日が決まっていれば記述する。
　　
　　
　　書き方の注意点
　　　　・「空白行」と「揃える」を使い見やすくする。
　　　　・簡潔な文章にする。一文が３行以上にわたらないように工夫する。
　　　　・話す場合には主語が飛びやすいので、議事録には主語を必ず入れる。
　　　　・読む人は、どんな目的を持って読むのかを意識して作成する。
　　　　・省略して話す場合が多いが、省略された言葉は起す。
　　　　・意味不明だった内容は、他の参加者に確認する。
　　　　・最後に自分自身で誤字脱字や文書内容を確認する。
　　　　・リーダーや上司にチェックをしてもらう。
　　
　　※議論の内容（提案に対して、賛成や反対意見など）をどこまで記述するか
　　　はそれぞれによって異なります。役所などは必須のようです。
　　　ビジネスでは、重要でない限り結論だけを記述します。
　　
　　
　　
　　
　　今回は、見過ごしている方に向けて少々細かく説明しました。
　　承認印は、ユーザーにももらっておくことが大事です。
　　
　　後から打ち合わせ結果について、無用な言い合いを避けるためです。
　　議事録は、翌日までに承認印をもらって回覧したいものです。
　　作成に一週間もかかっていては、参加者の記憶が薄れてくるからです。