2008_04_01－協力会社の報告文書内容。

２００８年４月１日発行

分割ラインです

　《　協力会社編　》

　　
　協力会社とやりとりしている文書内容に注意
　　
　　
　　複数の協力会社と文書によるやりとりは日常茶飯事です。
　　単純な依頼文書やＱ＆Ａ依頼や回答書や問題点管理表や進捗報告など
　　　　　　　　　　　　　さまざまな報告文書や連絡メールがあります。
　　
　　プロジェクト開始直後から
　　すぐにたくさんの報告書やＱ＆Ａ表等の文書やり取りが始まります。
　　
　　
　　そこで、すぐに問題になるのが、報告書の内容や質の問題です。
　　プロジェクト開始から１週間も経っていない状況では、
　　　　　　　　　　　　文章表現や内容にバラツキがあるのは当然です。
　　
　　
　　それを、うっかり見落としてしまった事は、
　　　　　　　　皆さんも何度も経験されてきたことではないでしょうか。
　　　・そんな意味が、この文章には入っているの？
　　　・その表現は、あまりにも遠まわしな表現ですぐにわからない。
　　　・意味不明瞭な表現がなぜか多い。
　　　・こんな表現じゃ、すぐ問題とは思えない。
　　
　　
　　気付いた時点で、注意して文章表現を直してもらうのですが、
　　　　忙しいのか、コミュニケーションが深くとれていないからか
　　　　　　聞かない、気付かない、問題と思わない、
　　　　リーダーも多いのです。
　　
　　
　　ちょっと落ち着いてよーく読んでみると日本語としておかしい表現や
　　　　意味不明な日本語表現があっちこっちにあるのです。
　　
　　
　　文書の個人的癖や今までの慣習によって、
　　　　　　　　　　　　　独特に色づけされた文章も多く見受けます。
　　癖になっていたりすると、直す習慣づくりに苦労します。
　　暗黙の表現が、報告書文書の行間に入り込んでいたりもします。
　　
　　
　　その内容も均一ではなく、会社毎にそれぞれに特徴があるのです。
　　特に、進捗報告書やＱ＆Ａ回答には、行間を読むよむような表現や
　　遠まわしな表現のオンパレードになっています。
　　
　　日本人固有の感覚なのでしょうが、
　　多忙な人にとっては、行間を読んでいる時間はないのです。
　　はっきり書いてもらうように、
　　　　　　　プロジェクトの開始時点ほど注意しなくてはなりません。
　　
　　
　　
　　たまに、　　　　明らかに故意とわかる文章表現を入れている人も見かけます。
　　　「私の目は、節穴じゃないぞ。」としっかり言ってあげましょう。
　　
　　
　　
　　事態が深刻化してから、
　　　　文書で報告してありましたなどと言い訳をしても遅いのです。
　　　　へたをすると、気付かない方が悪いとなってしまいます。
　　
　　
　　プロジェクト開始時点では、協力会社のメンバーの性格や、
　　　　技術力のみについつい視点が行き勝ちですが、
　　　　　　報告文書のレベルや問題点の認識力や解決の行動力など
　　　　　　　　たくさん把握しなければならないことがあります。
　　
　　
　　プロジェクト開始後、早いうちに
　　報告書の内容と現場に状況があっているかを確認するのが一番早いのです。
　　状況をオブラートに包んで表現している事は日常だと思っています。
　　いかに早く報告書等の文章表現の癖を掴み統一させるかは、
　　　　　　　たくさんの協力会社を抱えるリーダーにとって重要な課題です。
　　
　　
　　
　　協力会社の方々の文書には、
　　　　　　　　　　既に大きな偏りがあることを知っておいてください。
　　知っていれば、注意が行き届きます。
　　
　　それが、良いかか悪いかまでは問えません。
　　　　　今までそれでよかったのでしょう。
　　　　　　　　ただ新しいプロジェクトには、新しいやり方があるのです。
　　　　　　　　　　　それを変えていくことが大事なのです。